DIGITALIZAÇÃO
A digitalização é essencial para a preservação dos documentos físicos, e permite aceder à informação salvaguardando e preservando o suporte original em papel. A AGS Records Management presta este serviço a várias empresas e organizações conceituadas, garantindo assim a preservação dos seus mais valiosos bens – os documentos.
Os seus documentos mais importantes merecem ser salvaguardados pela digitalização
A AGS Records Management garante o mesmo nível de serviço e qualidade na digitalização, , no processamento dos ficheiros produzidos e na custódia segura dos originais..
Cada ficheiro de imagem é cuidadosamente processado para otimizar a facilidade e rapidez na sua consulta.
No mundo atual a digitalização é cada vez mais vital para o sucesso das empresas pois torna o acesso à informação dos documentos quase imediato.
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Digitalize, Preserve, Optimize
O nosso departamento de digitalização faz a gestão de todo o processo, desde a recolha dos documentos originais em papel, até à devolução dos seus correspondentes em suporte eletrónico.
PREPARAÇÃO
Receção, classificação e preparação dos documentos para digitalizar
O primeiro passo do processo consiste em determinar a qualidade e tipologia dos documentos de forma a poderem ser devidamente classificados para depois serem retirados das suas unidades de acondicionamento (pasta, processo, encadernação, outras…) e removidos os clipes e agrafos caso existam.
DIGITALIZAÇÃO
A digitalização dos documentos e a sua estrutura depois de desmaterializados
A digitalização na AGS Records Management é feita em instalações seguras e em salas dedicadas ao processo com controlo de acesso para segurança das equipas e da informação a tratar. Utilizamos scanners de alta produção, estações de trabalho dedicadas em rede privada, suportadas pelas melhores aplicações de digitalização do mercado.
INDEXAÇÃO
A Indexação e verificação dos seus documentos eletrónicos
A nossa solução EAS Software integra um sistema de classificação híbrida que suporta a gestão dos documentos físicos simultaneamente com o seu suporte eletrónico.
A indexação dos documentos é definida de acordo com os seus critérios de pesquisa para garantir a facilidade e rapidez de acesso à informação. Os nossos técnicos verificam a imagem e os dados associados para garantir a qualidade dos serviços produzidos, e a sua correspondência aos requisitos específicos de cada cliente.
PESQUISA
Sistema de Gestão Documental com pesquisas pelos critérios de indexação definidos por cada cliente
Após a digitalização e a indexação, os documentos serão integrados no nosso sistema de Gestão Documental Eletrónica. Os utilizadores autorizados poderão assim aceder aos documentos digitalizados de forma rápida e segura. Os documentos originais serão armazenados em instalações seguras, garantido a sua confidencialidade.
O motor de pesquisa do EAS Software examinará os metadados de cada documento integrado e fará a correspondência com os dados pesquisados pelo utilizador.
EAS Software: A nossa tecnologia para pesquisar ou consultar um documento/informação
Um Software exclusivo, ao seu alcance em segundos!
EAS Software
A nossa tecnologia para aceder aos seus documentos e informação
Ter um software desenvolvido internamente permite-nos controlar os desenvolvimentos necessários a cada projeto, integrando as especificações dos nosso clientes de forma mais eficiente e em tempo real. O EAS Software disponibiliza de forma integrada, ou seja na mesma plataforma, a gestão e controlo dos arquivos em papel, bem como o acesso e consulta dos documentos digitalizados.
O EAS Software é um portal inteiramente baseado na tecnologia Web e disponibilizado como SaaS. O acesso é controlado através de login + password e por protocolo HTTPS. Devido à sua tecnologia web, basta uma ligação à internet para ter acesso ao portal, sem instalações, configurações, etc..O desenvolvimento desta solução é muito rápido, com um baixo custo e sem qualquer alteração da configuração dos computadores que acedem à plataforma.